Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité
1 - Contexte
Hydro ECI Inc., ci-après désignée par le nom "Hydro ECI" a à cœur la préservation et la protection de vos renseignements personnels.La présente politique vise à vous informer des pratiques d’Hydro ECI relatives à l’utilisation des renseignements personnels que nous recueillons ou que vous nos transmettez lorsque vous utilisez le site web d’Hydro ECI et ses diverses fonctionnalités (sous le nom de domaine www.hydro-eci.com (https://www.hydro-eci.com)).
Cette politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Hydro ECI les gère. C’est-à-dire, comment ces renseignements sont collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits. Cette politique vise aussi à informer toute personne intéressée sur la manière dont Hydro ECI traite leurs renseignements personnels.
2 - Définitions
Dans le cadre du présent document, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple :- Votre nom;
- Votre adresse;
- Votre adresse courriel;
- Votre numéro de téléphone;
- Votre genre;
- Vos renseignements bancaires;
- Etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels. Par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (Collecte, utilisation, communication), 4 (Curriculum Vitae), 6 (Conservation et destruction) et 8 (Sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3 - Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, Hydro ECI peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins.Dans tous les cas, Hydro ECI ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
Veuillez noter que les services et programmes d’Hydro ECI ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Hydro ECI n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).
3.1 - Comment sont recueillis vos renseignements personnels?
- Par l’entremise de demandes ou de requêtes adressées à Hydro ECI par courriel, via la page contact du site web d’Hydro ECI ou sur les médias sociaux.
- Par l’entremise de votre accès au site web d’Hydro ECI, des témoins (cookies) peuvent être installés sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.
3.2 - À quelles fins vos renseignements personnels sont-ils utilisés?
- Établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication).
- Offrir ou fournir un service professionnel.
- Recueillir des informations dans le cadre d’un programme. À noter qu’il est parfois nécessaire de communiquer les renseignements fournis au programme visé.
- Répondre à une demande de renseignement (actuelle ou ultérieure).
- Se conformer à ses obligations légales.
- Enquêter sur et prévenir les cas de fraude ou d’inconduite.
- Émettre des communications ou des factures relatives à des projets, des contrats ou des entreprises communes.
- Explorer des occasions d’affaires ou obtenir des projets.
- Évaluer des fournisseurs de service potentiels.
- Gérer la communication avec des candidats à l’embauche.
3.3 - Avec qui Hydro ECI partagera vos renseignements personnels??
Hydro ECI ne vendra pas, ne louera pas, ni n’échangera vos renseignements personnels avec des tiers et ne les partagera qu’avec :- Des tiers fournisseurs de services qui traitent les données pour le compte d’Hydro ECI, qui lui fournissent de l’assistance ou se voient confier la gestion de son site web.
- Des tiers lorsqu’il est raisonnable de croire que la divulgation de l’information est nécessaire pour assurer la sécurité des personnes et protéger leurs droits et leurs biens, ou tel que permis en vertu des lois applicables.
- La police ou les agences de détection des crimes financiers et des fraudes dans le cadre d’enquêtes sur la fraude ou la corruption, ou pour tout autre motif autorisé en vertu des lois applicables.
- Une entité gouvernementale en réponse à une demande du gouvernement.
4 - Curriculum vitae
Il est possible de transmettre son curriculum vitae à Hydro ECI via la page contact de son site web. Il est possible qu’Hydro ECI conserve les informations que vous avez fournies lorsque vous postulez pour un emploi ou pour référence future.4.1 - Quels sont les renseignements recueillis?
- Votre nom.
- Votre adresse.
- Vos coordonnées.
- Votre niveau d’éducation.
- Votre historique d’emploi.
- Vos références ou le résultat de vérification de vos antécédents professionnels.
- Votre curriculum vitae.
- L’information fournie dans votre lettre de présentation et dans le cadre de votre demande d’emploi.
4.2 - Comment vos renseignements personnels sont-ils recueillis?
- Directement auprès de vous lorsque vous les fournissez dans votre curriculum vitae ou dans le cadre d’une demande d’emploi.
- Auprès des personnes que vous indiquez pour l’obtention de références.
- À partir des références obtenues de tierces parties comme des établissements d’enseignement, votre employeur actuel ou vos employeurs passés.
- À partir des résultats de vérification de vos antécédents professionnels, incluant les sources publiquement disponibles comme Google et LinkedIn.
4.3 - À quelles fins vos renseignements personnels sont-ils utilisés?
- Pour considérer votre candidature et évaluer votre capacité à occuper le poste convoité ou tout autre poste pouvant convenir à votre profil.
- Pour vérifier ou obtenir auprès de tiers de l’information ou des références vous concernant.
- Pour vous informer des possibilités d’emploi pouvant présenter un intérêt pour vous.
- Pour évaluer les pratiques de recrutement d’Hydro ECI.
4.4 - Avec qui Hydro ECI partagera vos renseignements personnels?
Hydro ECI ne vendra pas, ne louera pas, ni n’échangera vos renseignements personnels avec des tiers et ne les partagera qu’avec :- Des tiers avec lesquels Hydro ECI communique pour vérifier vos renseignements personnels et obtenir des références, notamment vos employeurs précédents ou des établissements d’enseignement.
- Des fournisseurs de services qu’Hydro ECI utilise dans le cadre du processus de demandes d’emploi.
5 - Utilisation de technologies
5.1 - Utilisation de témoins de connexion
Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site Internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.Les sites Internet contrôlés par Hydro ECI utilisent des témoins de connexion notamment :
- Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
- À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site Internet.
- Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site Internet seulement.
- Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.
Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.
5.2 - Utilisation de Google Analytics
Le site web d’Hydro ECI (https://hydro-eci.com/) utilise Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site Internet d’Hydro ECI. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites Internet et le contenu consulté.Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Hydro ECI à des tiers.
Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.
5.3 - Autres moyens technologiques utilisés
Hydro ECI recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site Internet contrôlé par Hydro ECI (par exemple son formulaire de contact), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms).Si Hydro ECI recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, Hydro ECI doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
5.4 - Réseaux sociaux
Hydro ECI publie, entre autres, du contenu sur des plateformes numériques tel que LinkedIn.Toutes les informations que vous publiez ou divulguez sur les réseaux sociaux font partie du domaine public. Hydro ECI ne peut contrôler l’utilisation de l’information qui est divulguée sur les réseaux sociaux. Veuillez faire preuve de prudence lorsque vous divulguez de l’information sur des plateformes publiques.
Le site web d’Hydro ECI peut utiliser des gadgets logiciels sur son site internet pour accéder directement à certains médias sociaux incluant, mais sans si limiter, Facebook, YouTube, LinkedIn, Instagram et Twitter. Ces réseaux sociaux sont susceptibles de vous identifier, même si vous n’avez pas utilisé ces applications lors de votre consultation de nos sites web, du fait que votre compte personnel peut être activé sur votre terminal (session ouverte).
Nous n’avons aucun contrôle sur les processus employés par ces réseaux sociaux pour collecter des informations de navigation sur nos sites. Nous vous invitons à prendre connaissance de leurs politiques et de vous informer de vos droits ou des moyens de paramétrer vos comptes personnels.
6 - Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Hydro ECI ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Hydro ECI s’assurera :
- De les détruire; ou
- De les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par Hydro ECI concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels d’Hydro ECI (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.
7 - Responsabilités d’Hydro ECI
De manière générale, Hydro ECI est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.Le responsable de la protection des renseignements personnels d’Hydro ECI est le directeur ou la directrice des opérations de l’organisation. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le responsable informatique d’Hydro ECI assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel d’Hydro ECI ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés d’Hydro ECI tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique d’Hydro ECI à cet égard, le cas échéant.
8 - Sécurité des données
Hydro ECI s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, Hydro ECI doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.9 - Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels d’Hydro ECI (indiqué dans la présente politique).Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Hydro ECI et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels d’Hydro ECI doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander à Hydro ECI quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez Hydro ECI qui y ont accès et leur durée de conservation.
10 - Processus de traitement des plaintes
10.1 - Réception
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Hydro ECI, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels d’Hydro ECI (indiqué dans la présente politique).L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Hydro ECI. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
10.2 - Traitement
Hydro ECI s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels d’Hydro ECI pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Hydro ECI est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Hydro ECI doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, Hydro ECI invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Hydro ECI.
11 - Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels d’Hydro ECI, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :Responsable de la protection des renseignements personnels :
1200 Arthur-Danis, Granby (Québec) Canada J2J 0T3
Tel. : (450) 777-0808
privacy@hydro-eci.com
12 - Publication et modifications
La présente politique est publiée sur le site Internet d’Hydro ECI, ainsi que sur tous les sites Internet contrôlés et maintenus par Hydro ECI, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.Hydro ECI doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.
*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.
